Wenn es zum Krisenfall kommt, hälst du mit deiner Notfall Dokumentenmappe dein Leben in den Händen! Die darin enthaltenen Unterlagen weisen nach, wer du bist, was du besitzt und welche Ansprüche du ggf. geltend machen kannst. Ohne diese Unterlagen wird die persönliche Notlage unnötig verschlimmert. Lerne jetzt, wie du dir die perfekte Notfall Dokumentenmappe zusammenstellst!
WARUM JEDER EINE NOTFALL DOKUMENTENMAPPE BENÖTIGT
Es gibt viele Situationen, in denen du schnell dein Zuhause verlassen musst. Beispielsweise bei einer Bombenentschärfung, Extremwettersituation, Chemieunfall oder auch beim andauernden Stromausfall. Die eigene Evakuierung oder gar Flucht ist sehr unwahrscheinlich – kommt aber in Deutschland dennoch täglich vor. Insbesondere bei sich ankündigenden Extremwetterereignissen wird die Notfall Dokumentenmappe wichtig sein. Die Zusammenstellung der Mappe ist eines der ersten Dinge, die bei der Krisenvorsorge berücksichtigt werden sollen.
Die Dokumentenmappe ist auch im Alltag sehr hilfreich. Das Zusammenstellen aller Papiere zwingt dich mehr oder weniger Ordnung in deiner Ablage zu schaffen. Werden Papiere wie Geburtsurkunde und Co. gesucht, hast du diese schnell zur Hand. Insbesondere auch dann wenn alle Dokumente digital zur Verfügung stehen.
BEREITE ALLES FÜR DIE ZUSAMMENSTELLUNG DER UNTERLAGEN VOR
Nicht jeder hat ein perfektes Ablagesystem und weiß genau, wo welche Dokumente liegen. Genau deshalb ist die Notfall Dokumentenmappe ja auch so praktisch! Suche dir alle deine Ordner zusammen, in denen wichtige Unterlagen enthalten sein könnten. Ebenso Papierstapel, alle möglichen Ausweise und Dateien. Im weiteren Verlauf wirst du bestimmt merken, dass du manches vielleicht verloren hast, anfordern oder zusammensuchen musst. Das ist mit etwas Zeitaufwand verbunden, der sich aber im Krisenfall lohnen wird.
Ebenso benötigst du eine Dokumentenmappe, in der alle Papiere hinterlegt werden können. Am besten sind so genannte Belegsammeltaschen mit Fächern wie z.B. *dieses Modell hier geeignet. Darüber hinaus wird die Notfall Dokumentenmappe erst so richtig perfekt, wenn du auch digitale Kopien anfertigst und diverse Daten Backups dabei hast. Hierzu bietet es sich an eine *kleine 2,5″ Festplatte anzuschaffen. Je schmaler diese ist, desto besser.
DIE 33 WICHTIGSTEN UNTERLAGEN FÜR DIE NOTFALL DOKUMENTENMAPPE
Vergesse nicht die Zielsetzung der Mappe: Sie soll dein ganzes Leben nachweisen! Sprich, wer genau du bis, was du beruflich gemacht hast, welche Besitztümer du hast, welche Kinder zu dir gehören und welche Ansprüche du ggf. geltend machen kannst. Nachfolgend zeige ich dir die wichtigsten Unterlagen, die in jede Notfall Dokumentenmappe gehören. Fange an folgende Papiere zusammenzustellen und im ersten Schritt eine digitale Kopie als PDF zu erstellen:
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Abschlusszeugnisse von der Ausbildung, Studium etc.
- Unterlagen zu Bausparverträgen
- Darlehensverträge (insb. wenn du einen Kredit für dein Haus abgeschlossen hast)
- Baugenehmigungen für Haus, Garage etc.
- Eheurkunde vom Standesamt und ggf. Kirche
- Erbverträge
- Fahrzeugbriefe
- Familienbücher der eigenen Eltern und ggf. Schwiegereltern
- Steuernummern/IDs (auch jene der Kinder)
- Geburtsurkunden
- Grundbuchauszüge
- Handyverträge
- Impfausweise
- Wichtige Kaufverträge wie z.B. vom Eigenheim
- Kindergeldbescheide
- Eigenen Lebenslauf und jenen des Partners
- Meldebestätigung vom Einwohnermeldeamt
- Reisepass
- Personalausweis
- Führerschein
- Taufbescheinigungen
- Verdienstnachweise, um z.B. einen möglichen Rentenanspruch nachweisen zu können
- Versicherungspolicen (insb. von der Wohngebäudeversicherung, Hausrat, Berufsunfähigkeit und Lebensversicherung)
- Patientenverfügungen / Vorsorgevollmachten
- Fotos von der ganzen Familie und Einzelbilder
- Liste mit allen Passwörtern für Emailkonten, Google/Apple ID, etc.
- QR-Codes zum Wiederherstellen von 2-Faktoridentifikationen z.B. beim Email-Login, Bankzugang, Cloudzugriff usw.
- Ratgeber für Notfallvorsorge und richtiges Handeln in Notsituationen vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
KONTEN- UND VERSICHERUNGSÜBERSICHTEN RUNDEN DIE NOTFALL DOKUMENTENMAPPE AB
Im Notfall kann es sein, dass du keinen Zugang mehr zu deinen Bankunterlagen hast. Gerade dann dürfte es sehr schwierig werden, wenn du Geld von deinen Direktbanken etc. abheben möchtest. Vielleicht müssen aber auch deine Kinder und Partner auf das Geld zugreifen können, wissen aber nicht mal welche Konten existieren.
Erstelle daher eine einfache Übersicht mit allen Bankkonten, die du hast. Folgendes sollte in der Übersicht enthalten sein: Kontoinhaber, Name der Bank, IBAN, Kontonummer, Bankleitzahl, Kundennummer, Telefonnummer vom Kundenservice der Bank und eine knappe Beschreibung wofür das Konto angelegt wurde. Vergesse nicht vielleicht vorhandene Darlehenskonten mit aufzuführen.
Ebenso kann es auch sein, dass du keinen Zugriff mehr auf deine Versicherungsunterlagen bekommst. Z.B. weil ein Feuer oder Hochwasser alles zerstört hat. Hier kann es sehr unpraktisch sein, wenn du nicht weißt wo du versichert bis. Ebenso sollten auch dein Partner und die Kinder wissen, wo Ansprüche geltend gemacht werden könnten. Besonders relevant ist dies auch für Lebensversicherungen. Am besten erstellst du auch hier eine Übersicht analog zu den Bankkonten. Auf jeden Fall sollten alle Policen zumindest als Scan auf der Festplatte liegen.
DIGITALE BACKUPS AUF DER FESTPLATTE SPEICHERN
Die Notfall Dokumentenmappe soll am Ende nicht zu dick und unhandlich werden. Daher kann nicht jedes Dokument ausgedruckt und in die Mappe gelegt werden. Dennoch kann es keinesfalls schaden, alles dabei zu haben. Neben den oben aufgeführten PDF-Scans solltest du auch eine Kopie deiner Cloud etc. mit auf der Festplatte speichern. Ebenso alle Fotoalben, Videos usw.
GEDRUCKTE FOTOS NICHT VERGESSEN
Halte auf jeden Fall mehrere Ausdrucke deiner gemeinsamen Familienfotos und Portraitfotos je Familienmitglied bereit. Bearbeite die Fotos vor dem Druck und füge den Name, Wohnort und Kontaktmöglichkeiten (Handy, Email …) auf dem Foto zu. Habe je Foto mindestens 5 Drucke zur Hand, falls ihr euch verlieren solltet und auf schwarzen Brettern nacheinander sucht! Außerdem kann ein gemeinsames Familienfoto als Nachweis dienen, dass die mitgeführten Kinder auch wirklich die eigenen sind.
ZUSAMMENSTELLUNG DER NOTFALL DOLKUMENTENMAPPE
Meine Empfehlung ist, alle Originalunterlagen in der eigenen Ablage zu behalten und Ausdrucke der wichtigsten Unterlagen in die Mappe zu legen. Der Rest kann als digitale Kopie auf der Festplatte verbleiben. So kannst du auch dann, wenn kein Strom und/oder Computer zur Verfügung steht, die wichtigsten Dinge wie deine Identität nachweisen, hast aber keine schwere Mappe zu tragen. Die Wahrscheinlichkeit, dass du irgendwo einen Computer mit USB-Anschluss findest und so an die anderen Unterlagen kommst, ist recht gut.
Auf jeden Fall als Druck solltest du folgende Unterlagen dabei haben: Meldebestätigung, Reise- und Personalausweiskopien (am besten sogar beglaubigt), Geburtsurkunden, Policen der Lebens-, Wohngebäude-, Berufsunfähigkeits-, und Hausratversicherung, Kontenübersicht, Versicherungsübersicht plus die frisch vorbereitete Festplatte mit USB-Kabel.
AUFBEWAHRUNG UND WARTUNG DER NOTFALL DOKUMENTENMAPPE
Die Notfall Dokumentenmappe ist idealerweise Bestandteil deines Fluchtrucksacks. Der Rucksack sollte direkt in der Nähe der Haustür aufbewahrt werden. Dies wird oftmals als unpraktisch empfunden, da der Rucksack dann vielleicht zu prominent im Weg steht, ist aber unausweichlich. Stelle dir mal vor, es kommt zum Notfall und du musst den Rucksack erst noch im Keller oder Dachgeschoss suchen. Vielleicht schafst du selbst es sogar noch rechtzeitig, aber wie sieht es mit deiner Frau oder den Kindern aus?
Jeder im Haushalt muss wissen wo sich der Rucksack befindet und was im Groben enthalten ist. So z.B. brennt der Rucksack nicht mit dem Haus ab, wenn du selbst nicht daheim bist.
Alle 1-2 Jahre solltest du deine Dokumentenmappe prüfen und die Unterlagen aktualisieren. Z.B. hast du vielleicht eine Versicherung gewechselt oder ein neues Konto angelegt. Ebenso wichtig ist es dein Daten Backup regelmäßig aufzufrischen und die Festplatte nach spätestens 2-3 Jahren auszutauschen. Irgendwann gehen alle Datenträger kaputt und am besten sind die schon vorher sicherheitshalber ausgewechselt.
